Ist ein virtuelles Büro legal?

Prüft das Finanzamt virtuelle Büros?

Nicht durch einen Besuch unter der Adresse. Das Finanzamt fährt nicht zur Geschäftsadresse, um nachzusehen, ob dort jemand arbeitet. Es meldet sich schriftlich: mit einer Aufforderung, einer Mitteilung oder einem Bescheid, der fristgebunden zu beantworten ist. Die Firmenadresse ist für die Behörde in erster Linie ein Zustellungsort und kein Ort, den man aufsucht.

Daraus folgt etwas Konkretes für die Frage, ob eine virtuelle Adresse sicher ist. Das Risiko besteht nicht darin, dass jemand klopft und niemanden antrifft. Es besteht darin, dass ein Schreiben ankommt und niemand es entgegennimmt. Dann greift die Zustellungsfiktion: Nach der zweiten Benachrichtigung gilt die Sendung als zugestellt, die Frist läuft, und der Unternehmer erfährt von der Sache, wenn die Rechtsbehelfsfrist bereits abgelaufen ist.

Unter der Adresse Piękna 49 gab es bisher keinen einzigen Behördenbesuch. Das ist kein Argument dafür, dass eine virtuelle Adresse vor irgendetwas schützt — es ist ein Argument dafür, dass eine Prüfung schlicht anders aussieht. Der Prüfung unterliegt jedes Unternehmen, unabhängig davon, wo es seinen Sitz hat, und Anlass einer Prüfung ist nie die bloße Nutzung einer virtuellen Adresse.

Was passiert, wenn eine Behörde schreibt

Da alles an der Zustellung hängt, entscheidet die Postbearbeitung darüber, ob eine Adresse sicher ist. Fragen Sie den Anbieter danach, bevor Sie nach irgendetwas anderem fragen.

Über die Adresse Piękna 49 laufen jährlich rund zweitausend Sendungen, und die meisten davon sind Einschreiben — also genau die Kategorie, in der Fristen zählen. Die Rezeption nimmt die Post am selben Werktag entgegen, und der Kunde wird innerhalb weniger Minuten nach Eingang informiert. Hinterlässt der Zusteller eine Benachrichtigung, holen wir die Sendung im Auftrag des Kunden bei der Filiale ab, denn eine nicht abgeholte Benachrichtigung ist der einzige Moment, in dem diese ganze Konstruktion zusammenbrechen kann.

Vom Eingang der Sendung im Gebäude bis zur Übergabe an den Kunden hat ausschließlich die Rezeption Zugriff darauf. Das ist kein organisatorisches Detail, sondern ein Teil des Datenschutzes: Behörden- und Gerichtspost enthält Daten, die niemand außer dem Adressaten sehen sollte.

Kann eine GmbH unter der Adresse eines virtuellen Büros eingetragen werden?

Ja. Das Registergericht verlangt nicht, dass die Gesellschaft über eigene Räume verfügt. Es verlangt einen Rechtstitel an der Adresse, die sie als Sitz angibt, und darin liegt der ganze Unterschied: Ein Vertrag über die Nutzung der Adresse ist ein solcher Titel — die Eintragung einer Adresse ins KRS, an der man keinerlei Recht hat, ist es nicht.

Der Vertrag mit dem Adressanbieter ist damit ein Dokument, das man haben und vorlegen können muss. Es ist keine Formalität, die man bei der Gründung abhakt, sondern die Grundlage, auf der die gesamte Registereintragung ruht.

Und die Einzelunternehmung?

Genauso. Auch eine im CEIDG eingetragene Einzelunternehmung braucht keine eigenen Räume — sie braucht eine Adresse, an der der Unternehmer einen Rechtstitel hat, also denselben Vertrag wie eine Gesellschaft. Der Unterschied liegt woanders: Die Zustellungsadresse im CEIDG ist öffentlich und ohne Anmeldung einsehbar. Was das bei einer Tätigkeit von zu Hause offenlegt.

Umstritten ist diese Auslegung nicht. Die Verwaltungsgerichte haben sich mit der Frage befasst und festgehalten, dass die bloße Nutzung eines virtuellen Büros nicht gegen die Vorschriften verstößt und keinen Grund darstellt, eine Eintragung zu verweigern. Entscheidend sind der Rechtstitel an der Adresse und die Frage, ob dort tatsächlich eine Postbearbeitung stattfindet. So entschied das Oberste Verwaltungsgericht im Urteil II FSK 3549/13, und das Woiwodschaftsverwaltungsgericht Krakau bestätigte diese Position im Urteil I SA/Kr 516/16 aus dem Jahr 2016.

Welche Unterlagen braucht man, um ein Unternehmen unter der Adresse einzutragen?

Ein Dokument genügt, aber ohne dieses zählt nichts anderes. — aber ohne eine geht es nicht. Grundlage ist der Vertrag über die Nutzung der Adresse, denn er begründet den Rechtstitel, den das Registergericht verlangt und nach dem das Finanzamt fragt. Ohne ihn ist alles Übrige bedeutungslos.

Für den Vertragsschluss werden ein Ausweisdokument und die Registerdaten des Unternehmens benötigt, bei einer Gesellschaft in Gründung zusätzlich die Daten der vertretungsberechtigten Personen. Das ist kein Übereifer des Anbieters. Firmen, die eine Geschäftsadresse bereitstellen, sind Verpflichtete im Sinne der Geldwäschevorschriften und damit gesetzlich gehalten, den Kunden zu identifizieren, bevor sie ihm die Adresse überlassen. Ein Anbieter, der das unterlässt, bricht das Gesetz — und Sie nutzen eine Adresse, die zusammen mit ihm in Frage gestellt werden kann.

Die Adresse selbst arbeitet, wenn Sie sie erst einmal haben, an mehreren Stellen zugleich:

• Eintragung ins KRS oder CEIDG als Unternehmenssitz,
• Identifikations- und Aktualisierungsmeldung beim Finanzamt,
• Meldung als Beitragszahler bei der Sozialversicherung ZUS,
• Geschäftskonto bei der Bank,
• Angaben auf Rechnungen, in Verträgen und auf der Website,
• Zustellungsadresse für Behörden- und Gerichtspost.

Der letzte Punkt dieser Liste entscheidet tatsächlich über die Sicherheit der gesamten Konstruktion. Der Rest sind Formalitäten, die man einmal erledigt.

Virtuelles Büro und Umsatzsteuerregistrierung

Die Umsatzsteuerregistrierung ist die einzige Stufe, auf der die Behörde die Adresse tatsächlich prüft. Bei der Registrierung als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger prüft die Behörde unter anderem, ob der Steuerpflichtige unter der angegebenen Adresse erreichbar ist. Es geht nicht um körperliche Anwesenheit, sondern um die Möglichkeit der Zustellung.

Ablehnungen kommen dort vor, wo sich die Adresse als tot erweist: Post kommt zurück, das Telefon bleibt unbeantwortet, einen Vertrag gibt es nicht. Eine betreute Adresse mit Vertrag und funktionierender Postannahme besteht diese Prüfung wie jede andere.

Wann eine virtuelle Adresse zum Problem wird

Die ehrliche Antwort lautet: dann, wenn sie aufhört, eine Adresse zu sein, und nur noch ein Eintrag im Register ist. Drei Situationen wiederholen sich am häufigsten.

Die erste ist eine Adresse ohne Postannahme, oben beschrieben. Die zweite ist die Abweichung zwischen dem, was im Register steht, und dem Ort, an dem das Unternehmen seine Post tatsächlich entgegennimmt — der Unternehmer zieht um, wechselt den Anbieter und aktualisiert den Eintrag nicht. Die dritte sind massenhaft verkaufte Adressen, unter denen Hunderte Rechtsträger ohne jede Betreuung eingetragen sind; das Problem ist dann nicht die Rechtsform, sondern dass dort niemand arbeitet.

Keine dieser Situationen ergibt sich daraus, dass die Adresse virtuell ist. Alle ergeben sich daraus, dass sie aufgehört hat zu funktionieren.

Worauf man bei der Wahl einer Adresse achten sollte

Die Fragen, die tatsächlich etwas entscheiden, betreffen die Betreuung und nicht das Prestige der Lage. Wer die Sendung physisch entgegennimmt und wie schnell Sie davon erfahren. Was mit einem benachrichtigten Brief geschieht — dem einzigen, der eine Frist kosten kann. Ob Sie einen Vertrag erhalten, den Sie dem Registergericht und dem Finanzamt vorlegen können. Wie viele Rechtsträger unter derselben Adresse eingetragen sind und ob dort überhaupt jemand arbeitet.

Die Antworten auf diese vier Fragen sagen über die Sicherheit einer Adresse mehr aus als alles, was sich einer Preisliste entnehmen lässt.